Wie du Dateien richtig sicherst und verschlüsselst

Im Laufe unseres Lebens sammeln wir eine Menge Daten an, darunter Fotos, Dokumente, Nachrichten und vieles mehr. Diese sind oft über unzählige Geräte, Apps und Konten verstreut.

Aber was passiert, wenn due Festplatte ausfällt, ein Telefon gestohlen wird, ein Dienst eingestellt wird oder Ransomware dich aus deinem Gerät aussperrt? Ohne eine geeignete Backup-Strategie könnte alles in einem Augenblick verloren sein.

Dieser Leitfaden zeigt dir, wie du deine Daten durch intelligente, sichere Backups schützen kannst. Du erfährst, welche Dateien es wert sind, gesichert zu werden, wo du sie sichern solltest und wie du sensible Informationen zusätzlich noch verschlüsselst. Wir gehen auch auf häufige Fehler ein, die es zu vermeiden gilt, und zeigen dir, wie du eine zuverlässige, langfristige Backup-Routine aufbauen kannst, die deinen Anforderungen entspricht.

Warum das Sichern deiner Dateien so wichtig ist

Datenverlust kann jedem jederzeit passieren. Ob durch Hardwareausfall, Diebstahl, Malware oder einfache menschliche Fehler – das Risiko ist immer da. Und wenn es passiert, kann es schwierig oder sogar unmöglich sein, die Dateien wiederherzustellen.

Egal, um welchen Nutzertyp es sich bei dir handelt: Jeder hat eine gewisse Menge an Daten, die er nicht verlieren möchte und die regelmäßig gesichert werden sollten, um sie vor digitalen Katastrophen zu schützen.

Was passiert, wenn du deine Daten verlierst?

Der Verlust deiner Daten kann den Verlust wertvoller Erinnerungen (in Form von Fotos und Videos) oder wichtiger Arbeitsdateien bedeuten. Die Folgen können von emotionalem Stress und Produktivitätsverlusten bis hin zu ernsthaften Sicherheitsrisiken reichen, wenn sensible Informationen in die falschen Hände geraten.

Wer sollte regelmäßig Dateien sichern?

Jeder sollte es sich zur Gewohnheit machen, regelmäßig Backups seiner Dateien zu erstellen. Praktisch alle Nutzer sollten persönliche Fotos und andere wichtige Dokumente schützen. Menschen, die geschäftlich mit sensiblen Daten, Kundeninformationen oder kritischen Arbeitsabläufen zu tun haben, benötigen umso mehr zuverlässige Backups, um Störungen im Betrieb zu vermeiden.

Organisationen und Unternehmen haben am meisten zu verlieren: Datenverlust kann den Betrieb lahmlegen, finanzielle Schäden verursachen und das Vertrauen der Kunden untergraben. Deshalb sollten Unternehmen umfassende Backup-Strategien, einschließlich automatisierter Systeme und Verschlüsselung, priorisieren, um die Geschäftskontinuität und die Einhaltung von Datenschutzbestimmungen sicherzustellen.

Welche Dateitypen sollten gesichert werden?

Mancher wird sich fragen. Warum nicht einfach alles sichern? In der Praxis kann das aber ineffizient und unnötig sein. Außerdem kann die vollständige Sicherung aller Dateien und Ordner viel Speicherplatz beanspruchen und den Sicherungsprozess verlangsamen. Du könntest Gefahr laufen, zu einem Datenhamsterer zu werden und unnötig viel Geld für Backup-Speicher auszugeben.

Deshalb ist es wichtig, die Dateien zu priorisieren, die am wichtigsten sind. Das sind grundsätzlich die Dateien, die unersetzbar sind, deren Neuerstellung zeitaufwändig ist oder die für deine persönlichen, beruflichen oder Sicherheitsanforderungen von entscheidender Bedeutung sind.

Um das Ganze etwas konkreter zu machen, haben wir eine Liste der gängigsten und wichtigsten Dateitypen zusammengestellt, die du für ein Backup in Betracht ziehen solltest.

Persönliche Dokumente (Ausweise, Lebensläufe, Steuerunterlagen)

Diese Dateien sind oft schwer oder gar nicht mehr zu ersetzen, und der Verlust von gescannten Ausweisen, Verträgen, Lebensläufen oder Steuerunterlagen kann Bewerbungen, behördliche Vorgänge oder finanzielle Angelegenheiten verzögern. Da diese Dokumente oft sensible persönliche Informationen enthalten, ist es wichtig, sie in verschlüsselten Backups zu speichern.

Fotos und Medienbibliotheken

Fotos und Videos können einen großen emotionalen Wert haben, und wenn sie einmal weg sind, sind sie meistens für immer verloren. Versehentliches Löschen, Geräteausfälle oder Synchronisierungsfehler können ganze Sammlungen löschen. Regelmäßige Backups sorgen dafür, dass deine Erinnerungen gut geschützt sind, auch wenn dein Handy oder Laptop mal kaputt geht.

Arbeitsdateien und Geschäftsberichte

Kundendaten, Tabellenkalkulationen, Präsentationen und andere Arbeitsdateien sind oft das Ergebnis stundenlanger Arbeit. Ihr Verlust kann beruflich schädlich sein, Arbeitsabläufe stören und zu großen Verzögerungen und kostspieligen Rückschlägen führen.

Chat-Verlauf und Social-Media-Daten

Viele Apps lassen dich Chat-Protokolle und Profildaten exportieren, sodass du Unterhaltungen, geteilte Dateien und Zeitleisten mit emotionalem oder informativem Wert aufbewahren kannst. Ohne ein Backup können diese Infos leicht verloren gehen, wenn du Geräte wechselst, Apps zurücksetzt oder Konten schließt.

E-Mails und Anhänge

Deine E-Mails enthalten wahrscheinlich eine Fülle wichtiger Informationen, darunter persönliche Korrespondenz, Quittungen, Verträge, Kontoinformationen und vieles mehr. Wenn du einen cloudbasierten Dienst nutzt, könnten diese Daten verloren gehen, wenn dein Konto gehackt oder gesperrt wird oder du den Zugriff darauf verlierst.

Und wenn du einen lokalen E-Mail-Client oder ein selbst gehostetes System verwendest, sind deine Nachrichten und Anhänge möglicherweise nur auf deinem Gerät gespeichert. In diesem Fall könnten sie durch einen Hardwareausfall, Diebstahl oder versehentliches Löschen für immer verloren gehen.

Passwörter und Anmeldedaten

Wenn du deine gespeicherten Passwörter und Wiederherstellungsmethoden verlierst, kann es im ungünstigsten Fall passieren, dass du nie wieder Zugriff auf bestimmte Konten erhältst. Deshalb ist es ratsam, einen sicheren Passwort-Manager wie ExpressVPN Keys zu verwenden, der deine Anmeldedaten sicher speichert und den Backup-Prozess vereinfacht. Achte aber darauf, dein Backup zu verschlüsseln und an einem sicheren Ort zu speichern, um unbefugten Zugriff zu verhindern.

Systemeinstellungen und Konfigurationsdateien

Entwickler und Power-User verlassen sich oft auf benutzerdefinierte Systemanpassungen, App-Einstellungen und Konfigurationsdateien. Diese manuell neu zu erstellen ist zeitaufwändig und fehleranfällig. Durch das Sichern deiner Einstellungen kannst du deine Umgebung nach einem Reset, Upgrade oder Hardwareausfall schnell wiederherstellen.

Anwendungsdaten und Voreinstellungen

Die Konfiguration benutzerdefinierter Einstellungen, Vorlagen und gespeicherter Voreinstellungen in Kreativ- oder Produktivitätsanwendungen (wie Adobe Photoshop, Logic Pro, Final Cut, Blender oder Excel) kann viel Zeit erfordern. Durch das Sichern dieser Daten bleiben deine personalisierten Arbeitsabläufe erhalten, und du kannst viel Zeit und Ärger sparen, wenn eine Wiederherstellung erforderlich wird.

Audio-/Videoprojekte

Rohdaten von Projekten und Medienressourcen sind oft groß und anfällig für Verlust oder Beschädigung. Ein Absturz oder versehentliches Überschreiben während des Projekts kann Stunden oder sogar Tage Arbeit zunichte machen. Deshalb sind häufige Backups für Kreative unerlässlich, um ihre Zeit und Mühe zu schützen.

Lesezeichen und gespeicherte Webinhalte

Lesezeichen, Web-Verzeichnisse und gespeicherte Webseiten mögen trivial erscheinen, sind jedoch oft wertvolle Sammlungen von Recherchen, Referenzen und Ressourcen, die nur sehr schwer wiederherzustellen sind.

Die meisten modernen Browser bieten Cloud-Synchronisierungsfunktionen, die deine Lesezeichen automatisch sichern und mit all deinen Geräten synchronisieren. Es ist jedoch trotzdem ratsam, regelmäßig manuell eine Sicherungskopie der Lesezeichen zu erstellen und zu speichern, für den Fall, dass die Synchronisierung fehlschlägt oder Daten versehentlich gelöscht werden.

Wo du deine Dateien sichern solltest

Die Wahl des richtigen Speicherorts ist entscheidend, um deine Backups sicher und zugänglich zu halten. Es gibt viele Optionen, die jeweils ihre Stärken und Schwächen haben.

Externe Festplatten

Externe Festplatten bieten eine große Speicherkapazität und Langlebigkeit, was sie ideal für vollständige Backups und Systemabbilder macht. Allerdings sind sie in der Regel recht sperrig, sodass sie im Vergleich zu USB-Backups weniger bequem zu transportieren sind. Außerdem besteht immer noch die Möglichkeit, dass externe Festplatten gestohlen oder irreparabel beschädigt werden.

USB-Sticks

USB-Sticks sind günstig und tragbar, was sie sehr praktisch für schnelle manuelle Backups oder die Übertragung von Dateien macht. Sie sind zwar eine ausgezeichnete Wahl für die Verarbeitung kleiner Datenmengen, haben aber im Vergleich zu externen Festplatten eine geringere Speicherkapazität und Haltbarkeit. Und aufgrund ihrer geringen Größe ist die Möglichkeit des Verlusts nochmal etwas größer.

Cloud-Speicherdienste

Wenn du deine Backups in der Cloud speicherst, kannst du von jedem Ort aus einfach auf deine Dateien zugreifen. Einige Cloud-Dienste bieten sogar eine brauchbare Menge an kostenlosem Speicherplatz. Außerdem bieten beliebte Cloud-Speicher-Anbieter wie OneDrive, Google Drive und Dropbox hilfreiche Funktionen wie automatische Synchronisierung und Sicherung, Versionierung und sogar eine gewisse Verschlüsselung. Der größte Nachteil von Cloud-Backups ist, dass du deine Daten einem Drittanbieter anvertrauen musst. Wenn du einen Nischenanbieter für Cloud-Speicher nutzt, kann es auch passieren, dass der Dienst eingestellt wird, bevor du wichtige Daten exportieren kannst.

Persönlicher Server oder NAS

Im Gegensatz zu Cloud-Backups, bei denen deine Daten auf Servern von Drittanbietern gespeichert werden, werden deine Dateien bei NAS-Geräten (Network-Attached Storage) oder eigenen Servern lokal gespeichert, sodass du die volle Kontrolle und Privatsphäre hast. Sie eignen sich hervorragend für automatische Backups und die Verwaltung großer Medienbibliotheken, erfordern jedoch technische Kenntnisse für die Einrichtung und sind mit höheren Vorabkosten verbunden.

Methoden zur Dateisicherung: Die richtige Strategie wählen

Verschiedene Backup-Methoden bieten unterschiedliche Vorteile in Bezug auf Backup-Geschwindigkeit, Speicherplatzbedarf und einfache Wiederherstellung. Es ist ratsam, die Optionen vorab zu evaluieren, um herauszufinden, was für dich am besten geeignet ist.

Vollständige Sicherung

Eine vollständige Sicherung ist eine komplette Kopie aller ausgewählten Daten. Es ist die umfassendste Sicherungsmethode und die einfachste für die Wiederherstellung, da alles an einem Ort gespeichert wird.

Allerdings benötigen vollständige Backups den meisten Speicherplatz und dauern am längsten, weshalb sie normalerweise seltener gemacht werden. Das heißt auch, dass Änderungen, die zwischen vollständigen Backups getätigt werden, eher verloren gehen können.

Inkrementelle Sicherung

Bei einer inkrementellen Sicherung werden nur die Daten gespeichert, die sich seit der letzten Sicherung geändert haben, egal ob es sich um eine vollständige oder eine partielle Sicherung handelte. Dadurch ist sie viel schneller und effizienter in Bezug auf den Speicherplatz.

Der Nachteil von inkrementellen Backups ist, dass für die Wiederherstellung das letzte vollständige Backup sowie alle seitdem durchgeführten inkrementellen Backups erforderlich sind. Dies macht den Prozess komplexer. Hinzu kommt: Wenn auch nur ein Teil fehlt oder beschädigt ist, kann die Wiederherstellung unvollständig sein oder sogar vollständig fehlschlagen.

Differenzielle Sicherung

Ein differentielles Backup ähnelt einem inkrementellen Backup, da es nur die Daten sichert, die sich geändert haben. Der Unterschied besteht darin, dass es nicht auf dem letzten Teil-Backup aufbaut, sondern alle seit dem letzten vollständigen Backup vorgenommenen Änderungen kopiert.

Diese Methode stellt einen Mittelweg zwischen vollständigen und inkrementellen Backups dar. Differenzielle Backups lassen sich schneller ausführen und wiederherstellen als vollständige Backups und benötigen weniger Speicherplatz. Allerdings sind sie nicht so schnell und speichereffizient wie inkrementelle Backups.

Manuelle vs. automatische Backups

Bei manuellen Backups hast du die volle Kontrolle darüber, wann und was gesichert wird. Das birgt aber das Risiko von Nachlässigkeit und anderen menschlichen Fehlern. Im Grunde genommen kannst du während des Backup-Prozesses einen Fehler machen oder vergessen, regelmäßig Backups zu erstellen.

Automatische Backups laufen hingegen nach einem festen Zeitplan ab und brauchen kaum oder gar keine Eingaben vom Benutzer. So sind deine Dateien ohne zusätzlichen Aufwand immer geschützt. Allerdings hast du weniger Kontrolle über den Prozess. Diese Methode kann vor allem für Unternehmen höhere laufende Kosten verursachen. Außerdem besteht die Gefahr, dass Thema aus den Augen zu verlieren: Wenn automatische Backups aktiviert sind, testen viele Benutzer nie, ob die Backups tatsächlich funktionieren.

So verschlüsselst du deine Backups für zusätzliche Sicherheit

Wenn deine Backups sensible Informationen enthalten, solltest du sie verschlüsseln, um unbefugten Zugriff zu verhindern. Durch die Verschlüsselung sind die Daten in deinen Dateien ohne den richtigen Schlüssel oder das richtige Passwort unlesbar. Es gibt verschiedene gängige Methoden zur Sicherung verschlüsselter Backups, die jeweils unterschiedliche Vorteile bieten.

Vollständige Festplattenverschlüsselung (z.B. BitLocker, FileVault)

Die vollständige Festplattenverschlüsselung schützt alle Daten auf deiner Festplatte, einschließlich der Sicherungsdateien, indem sie mit einem starken Passwort oder Wiederherstellungsschlüssel gesperrt werden. Sowohl Windows als auch macOS verfügen über integrierte Tools für die vollständige Festplattenverschlüsselung (BitLocker bzw. FileVault). Einmal aktiviert, läuft die vollständige Festplattenverschlüsselung transparent im Hintergrund, ohne deine täglichen Aktivitäten ernsthaft zu beeinträchtigen.

PGP-Verschlüsselung für sensible Dateien

Die Pretty Good Privacy (PGP)-Verschlüsselung ist eine flexible und effiziente Verschlüsselungsoption, da du damit nur das verschlüsseln kannst, was du wirklich schützen möchtest (z.B. einzelne Dateien oder Ordner, die besonders sensibel sind). Darin unterscheidet sich PGP von der vollständigen Festplattenverschlüsselung, die alles schützt.

Allerdings musst du bei PGP die Verschlüsselungsschlüssel verwalten und den gesamten Prozess manuell durchführen, was komplex und zeitaufwändig sein kann. Aufgrund dieser Anforderungen an den Benutzer ist diese Methode nicht so nahtlos und automatisiert wie die vollständige Festplattenverschlüsselung.

Verschlüsselter Cloud-Speicher

Viele Cloud-Speicherdienste verschlüsseln deine Dateien standardmäßig beim Hochladen und während der Speicherung auf ihren Servern. Dies bietet zusätzlichen Schutz, ohne dass der Benutzer zusätzlichen Aufwand betreiben muss. Beliebte Anbieter wie Google Drive, Dropbox und OneDrive bieten eine integrierte Verschlüsselung für Daten sowohl während der Übertragung als auch während der Verwahrung.

Allerdings haben diese Dienste in der Regel auch die volle Kontrolle über die Verschlüsselungsschlüssel, was bedeutet, dass sie technisch gesehen auf deine unverschlüsselten Daten zugreifen können. Dies ist zwar nicht sehr wahrscheinlich, aber Strafverfolgungsbehörden könnten das Unternehmen dazu zwingen. Auch betrügerische Mitarbeiter und erfahrene Cyberkriminelle stellen zumindest ein gewisses Risiko dar.

Für ein Plus an Privatsphäre sollten sich sicherheitsbewusste Nutzer daher auch für Anbieter mit End-to-End-Verschlüsselung entscheiden (die verhindert, dass der Anbieter auf deine Dateien zugreifen kann). Du könntest auch deine eigenen Verschlüsselungsmaßnahmen anwenden, bevor du sensible Dateien in die Cloud hochlädst.

VeraCrypt und andere Open-Source-Tools

VeraCrypt ist ein kostenloses Open-Source-Verschlüsselungstool, mit dem du deine Backup-Dateien schützen kannst, indem du entweder ein ganzes Laufwerk verschlüsselst oder einen sicheren Container (einen passwortgeschützten Ordner) für bestimmte Dateien erstellst. Es unterstützt auch versteckte Laufwerke, sodass du sensible Daten in einem verschlüsselten Container verstecken kannst, um eine plausible Abstreitbarkeit zu erreichen.

Diese Flexibilität macht das Tool zu einer guten Wahl, egal ob du alles auf einer externen Festplatte oder nur eine Reihe sensibler Dokumente sichern möchtest. Aufgrund der erforderlichen manuellen Einrichtung ist dies jedoch nicht die anfängerfreundlichste Option. Wenn du bereit bist, ein wenig Zeit in das Erlernen der Grundlagen zu investieren, bietet es aber eine hervorragende Verschlüsselung, ohne dass du dich auf kommerzielle Software oder Cloud-Anbieter verlassen musst.

Ein ausgewogener Backup-Ansatz: Kombiniere verschiedene Methoden für beste Ergebnisse

Keine Backup-Methode ist perfekt. Vollständige Backups lassen sich leicht wiederherstellen, benötigen aber mehr Zeit und Speicherplatz. Inkrementelle und differentielle Backups sparen Speicherplatz, sind aber komplexer in der Verwaltung. Lokale Backups sind schnell und unter eigener Kontrolle, aber anfällig für Diebstahl und Hardwareausfälle. Cloud-Backups hingegen sind widerstandsfähiger, aber von Dritten abhängig.

Deshalb ist es am besten, mehrere Methoden zu kombinieren. Du kannst zum Beispiel eine externe Festplatte für regelmäßige vollständige Backups und einen Cloud-Dienst für tägliche inkrementelle Backups verwenden. Du kannst auch verschlüsselte Backups deiner sensibelsten Dateien in einem sicheren Container speichern (mit einem Tool wie VeraCrypt) und für alles andere auf automatische Cloud-Backups setzen.

Eine mehrschichtige Strategie verbessert sowohl die Zuverlässigkeit als auch die Sicherheit und hilft dir, deine Daten schnell wiederherzustellen, wenn es erforderlich wird.

Checkliste für die Dateisicherung

Das Sichern von Daten ist zwar nicht sonderlich kompliziert, trotzdem kann es aber leicht zu Fehlern kommen. Wenn du diese Checkliste befolgst, stellst du sicher, dass du bei der Planung deiner Sicherungsroutine nichts vergisst und bewährte Routinen anwendest.

Identifiziere die wichtigen Dateien

Entscheide, was gesichert werden muss. Priorisiere alles, was schwer oder unmöglich zu ersetzen wäre, wie persönliche Dokumente, Arbeitsdateien, Fotos und E-Mails.

Wähle ein Backup-Medium

Wähle eine oder mehrere Sicherungsoptionen: externe Festplatten, USB-Sticks, Cloud-Speicher oder ein NAS-System. Für zusätzlichen Schutz solltest du deine Daten auf zwei verschiedenen Geräten oder Medientypen speichern. Am besten bewahrst du ein Backup außerhalb deines Standorts oder in der Cloud auf, um dich vor physischen Schäden oder Diebstahl zu schützen.

Verschlüsseln und Schlüssel/Passwörter sicher verwahren

Verschlüssele deine Backups, wenn sie sensible Daten enthalten. Achte darauf, dass du die Verschlüsselungscodes und Passwörter sicher verwahrst.

Regelmäßige Backups planen

Lege einen Sicherungsplan fest, der der Häufigkeit der Änderungen deiner Dateien entspricht. Täglich für aktive Arbeitsdateien, wöchentlich oder monatlich für weniger wichtige Daten. Verwende aus Gründen der Konsistenz und Bequemlichkeit nach Möglichkeit automatische Sicherungen.

Teste deine Backups regelmäßig

Backups sind nutzlos, wenn sie im Ernstfall nicht funktionieren. Deshalb solltest du alle paar Monate versuchen, einige der Dateien oder einen ganzen Ordner wiederherzustellen, um sicherzustellen, dass alles wie erwartet funktioniert. Durch das Testen kannst du häufige Probleme wie beschädigte Dateien, abgelaufene Anmeldedaten (z.B. ein getrenntes Cloud-Konto oder veraltete Anmeldetoken) oder Fehlkonfigurationen (z B. wichtige Ordner, die vom Backup ausgeschlossen sind) erkennen.

Häufige Fehler, die du vermeiden solltest

Es gibt ein paar Fallstricke, in welche die Nutzer beim Sichern ihrer Dateien häufig tappen. Da dies deine ganze Arbeit zunichte machen kann, solltest du dich mit den häufigsten Fehlern vertraut machen.

Sich auf nur eine Methode verlassen

Wenn du dich nur auf eine einzige Sicherungsmethode oder einen einzigen Speicherort verlässt, gefährdest du deine Daten. Wenn diese einzige Methode aufgrund menschlicher Fehler, Hardwareproblemen, Diebstahls oder Dienstausfällen versagt, könntest du alles verlieren.

Die erfolgreiche Durchführung der Backups nicht überprüfen

Das Sichern deiner Daten ist nur die halbe Miete. Wenn du nie überprüfst, ob deine Backups tatsächlich funktionieren, stellst du möglicherweise zu spät fest, dass Dateien beschädigt, unvollständig oder nicht wiederherstellbar sind.

Experten empfehlen, die Wiederherstellung mindestens einmal im Jahr zu testen, aber die empfohlene Häufigkeit kann abhängig von verschiedenen Faktoren (z.B. der Kritikalität der Daten, der Branchenvorschriften und ob du kürzlich wesentliche Änderungen an deinem System vorgenommen hast) stark variieren.

Keine Verschlüsselung sensibler Daten

Wenn deine Backups persönliche oder vertrauliche Informationen enthalten, bist du ohne Verschlüsselung anfällig für Datendiebstahl. Denk immer daran, dass Konten gehackt und Geräte verloren gehen oder gestohlen werden können.